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領収書の保管方法・期限


 

領収書の保管と期限にはルールがあります。

 

領収書は、ご商売の取引を証明する大切な書類です。この領収書が一番活躍するのは、やはり確定申告のときですね。毎日のご商売で受け取る領収書や領収書の控えは、保管しておかないと後から、探しても見つからない、と頭を抱えることになりかねません。

この豆知識でも紹介しましたが、領収書は税制上、法律上も重要な証拠書面であるということ今一度、理解して領収書はもちろん領収書の控えも一枚たりとも失くさないように、しっかりと保管していただきたいと思います。

 

 

7年間保管することが義務付けられています

 

それでは、この領収書の保管の方法や期限に何かルールのようなものがあるのでしょうか。答えは「ある」です。

保管する方法や期限は法人税法や法人税法施行規則で決められています。まず、保管期限は7年です。確定申告の申告書提出期限の翌日から7年間保管することが義務付けられています。

保管の方法は、紙の状態で保管するのが基本ですが、いくつか特殊な保管の方法を定めています。

 

 

スキャナーで読み込んでパソコンで保管するには税務署長の承認が必要

 

紙の状態で保管していた領収書は、保管後6年を経過するとマイクロフィルムにして保管することができます。ただ、マイクロフィルムにするには、一定の基準を満たしたマイクロフィルムリーダーもしくは、マイクロフィルムリーダープリンタを設置する必要があって、ちょっと面倒ですね。また、領収書をスキャナーで読み取って電磁データとしてパソコン等に保管する方法もあります。この場合は、スキャナーで読み取る作業を行なう3ヵ月前までに、所轄の税務署長の承認を受けなければなりませんので、申請する必要があります。

 

 

紙の状態で保管するのが基本です

 

一方、電子取引の場合の取引の収受の証拠となる領収の記録等は、電子帳簿保存法と電子帳簿保存法施行規則によって保管の方法が定められています。

これは一定の要件を満たすことが必要で、所轄の税務署長の承認は必要ない半面、この要件を満たさなければ、保管したことにはならないので注意が必要です。

以上見てきたとおり、領収書の保管は、電磁データでパソコンやマイクロフィルムなどで保管することも出来るのですが、申請が必要であったり、特別な機材を用意しなければならないなど、大変手間がかかります。

やはり、基本の紙の状態で保管するのが、一番良いようですね。






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