伝票印刷

お悩み解決

パソコンで印刷した領収書は有効?

企業間の取引の決済は今日では、銀行決済がほとんどですので、現金の支払いや受取りということがなくなってきましたね。このため領収書を発行する、または受け取るという機会は企業ではめっきり少なくなってきました。 一方、領収書は対消費者の場面では、欠かせません。個人がお客さまになるご商売、特に飲食店では領収書の発行は日常茶飯でしょう。 さて、そんな領収書ですが、銀行決済がほとんどで事務所には領収書がない、ところが急に現金のやり取りが必要になって領収書を発行しなければならなくなった、そんな時、どうしましょうか?

 

求められる記載事項など形式の正しさ

 

いくつかの方法が頭に浮かびますね。 まず、今後も領収書を使う機会が増えてくるようでしたら、当店の「最短翌日発送」でご注文いただくのがベストです。 が、今後もほとんど領収書を使わない、さらに今回も一枚だけ領収書があればよい、ということであれば、パソコンで作成するのが手っ取り早いですね。 ただ、この場合、気になるのがパソコンで作った領収書でも、ちゃんと領収書として役に立つのか?ということなのですが、答えは有効です。 領収書の記載事項などの形式が正しければ、パソコンで作ったものでも、手作りであっても金銭の受領を証明する領収書として使えます。

 

用紙サイズの規定はありませんのでA4でも大丈夫

 

それでは、領収書として通用するための記載事項など領収書の正しい形式を紹介しておきます。書面のタイトルは領収書です。記載する必要事項は年月日・相手の名前または名称・金額・発行者の名前または名称・但し書きです。 また、発行者の名前または名称の記載カ所には、押印します。 忘れてならないのが収入印紙です。受け取った金額が5万円以上の場合は、200円の収入印紙を貼らなければなりません。 以上の形式を備えていれば、立派な領収書ですので、胸を張ってお渡しください。 なお、一般的な事務所ならA4用紙にプリントアウトすることになると思いますが、用紙サイズについては規定がありませんのでA4サイズでも大丈夫です。

お客様が受け取らなかった領収書はどうすればいい?

 

領収書を作成したのに、お客様から「領収書はいらない」と言われたり、受け取らないで帰ってしまうというお客様は少なくありません。 いらなくなった領収書をどのように処分したらよいのか、迷ってしまいますよね。 そこで、受け取らなかった領収書の処分を2つのケースに分けて、そして受け取らなかった領収書にも5万円以上の領収金額の場合には、収入印紙を貼らなければならないのか?この3点について説明させていただきます。

 

お客様との関係では、受け取らなかった領収書を保管する義務はありません

 

まず、お客様が受け取らない場合ですが、お客様が「いらない」と領収書不要を意思表示した場合と、受け取らずに帰った場合の2つのケースがあると思います。 「いらない」と意思表示したケースでは、お客様に渡す領収書を保管する義務は、法的にも道義的にもありませんので、破棄しても大丈夫です。 一方、受け取らずに帰った場合は、いらないのか、それとも受け取るのを忘れたのか判断がつきません。このケースでは後日、取りに来ることも考えられますので、保管しておくのが道義的にはベターです。 ただ、法的には受け取り忘れの場合は、お客様の過失になりますので保管する義務は生じません。

 

社内の会計処理上は、控えや複写は保管が必要

 

お客様との関係では以上のとおりですが、一方、社内の会計処理としては、領収書の控えや複写は必要であることは指摘するまでもありませんので、ちゃんと保管していただきたいと思います。 また、実際の実務では、法的には領収書の保管義務はありませんが、やはり道義的には「いらない」と言われても保管するようにしておくのが、親切な対応になります。 社内保管用の控えや複写にホッチキス止めにして、「領収不要」や「受け取り不要」と記載しておくのがベストです。

 

お客様が受け取らなかったら収入印紙は貼らなくっても大丈夫

 

それでは、領収金額が5万円以上の領収書には、お客様が受け取らなかった場合でも収入印紙は必要なのかという問題です。 これは悩ましいのですが、答えを先を明かすと、「必要ありません」となります。 お客様が受け取らなかった、もしくは「領収書はいらない」といった場合には、収入印紙を貼らなくてもよいのです。 この根拠は、国税庁のHPの「印紙税の手引き」にあります。「納税義務者等」の(1)と(2)です。 (1)では、収入印紙は課税文書(領収書)を作成したときに貼らなければならないということを規定しています。 ということは、やっぱり領収書を書いたら、収入印紙を貼らなけらばならないのでは、と思われるからもしれませんね。大切なのは(2)です。 (2)では、課税文書(領収書)の作成について、次のように説明しています。「単なる課税文書の調製行為をいうのではなく~その文書の目的に従って行使することをいいます」。

 

つまり、領収書を書くだけでは、作成にはならなくて、手渡すまたはお客様が受け取ることによって、はじめて作成になる、ということなんですよね。 法律ならではの理屈っぽい説明ですが、要はお客様が受け取らなかった領収書には、収入印紙を貼る必要はない、ということなのです。

領収書の再発行は可能?

 

「再発行」と明示することで再発行の領収書は有効です

 

経費で買い物をした際に、いざ、会社で精算しようとすると肝心の領収書がない、これは困ったと頭を抱えることになった経験って、案外多いですよね。 逆に自営業の方なら、領収書をわたしたお客さんから、後日「領収書を失くしたので、もう一度発行してほしい」などと言われたこともあるのではないでしょうか。 それでは、一度わたした領収書を、もう一度発行することは可能なのでしょうか。法的な観点と税制上の2面から、領収書の再発行について考えてみましょう。

 

再発行する、しないは法的には任意です

 

まず、法的には領収書を再発行するのは、発行する側の任意です。 つまり発行してもよいし、発行しなくてもかまいません。領収書は、代金を支払った者が発行を求めた場合は、領収書に代わる書面等で代用するなどの特約がない限り、代金を受領した者は領収書を発行しなければならないことは、豆知識でもご説明しました。 しかし、再発行までは法律は明示していませんし、一度発行した領収書を失くしたのは、領収書を受け取った当事者の過失ですので当然、発行者は再発行をする義務はありません。 再発行してはならないということも明示されていませんので、発行する側の任意ということになります。

 

単に領収書を再発行すると税制上の問題が生じることも

 

次に税制上はどうでしょうか。税制上では話が変わってきます。 領収書を二度発行することは、二重に支払いを受けたことになりますので、経理上の問題が生じます。また、領収書を失くしたという相手側の主張が虚偽で、確定申告などで悪用することを目的に再発行を求めるケースも想定されますので、そうすると相手の悪用に加担することになってしまい、税制上のリスクを背負わされることにもなりかねません。 このため、会社によっては、「領収書の再発行はいたしかねます」と最初から領収書や書面等でお断りを明示することも行われています。

 

再発行の領収書には、くれぐれも再発行を明示することを忘れないで下さい

 

それでは、長年の取引で信頼のあるお客様から「紛失してしまったので再発行してほしい」と頼まれたときは、どうでしょうか。 何とかしてあげたいと思ってしまいますよね。 大丈夫です。再発行するときは、再発行の領収書に「再発行」と記載、または印字することで税制上の問題はクリアできます。「再発行」と領収書に明示することで、税務署の査察においても通用しますので、発行する側も受け取る側も税制上の不利を受けることはありません。 ただ、再発行の領収書には、くれぐれも「再発行」と明示することを忘れないで下さいね。

領収書の冊子の作成には住所や電話は必要?

 

領収書の発行者欄に住所、電話等の記載は税法上は必要ありません

 

領収書の発行者欄には、社名、住所、電話やFAX番号が記載されているのが一般的ですが、住所や電話は必ず記載しなければならないものではありません。税法上は、発行者の氏名もしくは会社名などの事業者名の記載を義務つけていますが、住所、電話等の記載は義務つけていないので、こうした住所、電話は任意の記載事項になります。つまり、発行者名は必ず、住所、電話等はご自由に、ということなのです。

当店では、ご用意している領収書のデザインテンプレートには、発行者欄に発行者名と住所や電話、FAX等を記載するようにしています。もちろん発行者名だけでもOKで、ご要望に応じて発行者欄を作成させていただきますが、なぜ、当店ではテンプレートに任意である住所や電話の記載を基本としているのか、それには理由があります。

 

当店のデザインテンプレートで発行者名、住所、電話等の記載を基本にしている理由

 

領収書は、支払を受けた時に、支払をした者に対して発行する受取り証書であることは、今さらご説明するまでもありません。一方、領収書を受け取る支払った側にとっては、支弁(金銭を支払うこと)を証明する証拠書面になります。領収書を発行する側としては、義務つけられている発行者名だけでも問題は生じないのですが、領収書を受け取る側では、問題が生じることがあり、事情が違ってきます。

領収書を受け取る側は、ご説明したように領収書は経費を支出した、その支弁の証拠書面になります。確定申告など税制上において重要な伝票になります。よほどのことがない限り、税務署が領収書を一枚一枚確認することはありませんが、査察の場合は領収書を確認して適正な支出なのかを調査しますので、領収書の信ぴょう性が問われることになります。もちろん税法上では住所や電話が記載されていない領収書でも問題はありません。ただ査察では、このような領収書は、まず疑いをかけられますので、住所や電話などの所在がはっきりした領収書の方が、信ぴょう性を問われなくて済みます。

 

お取引先が安心する親切な領収書

 

つまり、領収書を受け取るお取引先のことを考えれば、やはり発行者名に加えて、住所や電話等を記載して、発行者の所在を明らかにしておくことが、親切なのです。お取引先のことを考えた親切な領収書をおわたしする、そのために発行者、住所、電話等を記載しておくのが基本であると、当店では考えているのです。

納品書と領収書を分ける必要ある?

 

ご商売をされていて、商品を売った場合に買い主にわたす伝票といえば納品書、そして領収書ですが、納品書と領収書をどのように使われていますか? 納品書と領収書を一緒にわたす場合もありまし、一方だけをわたす場合もありますよね。 納品書と領収書は、どのような商行為で必要になるのか、その使い方をちょっと整理しておきましょう。

 

店舗販売、さらに納品の仕方によって異なってきます

 

まず、店舗での販売では、納品書は必要ありません。お客さんが選んだ商品をレジやカウンターで手わたすと同時に、お客さんは現金やカードでお支払いしますが、この場合は、支払いを受領した証として、領収書をわたすだけで大丈夫です。 納品書が必要になるのは、お客さんのいる場所、もしくはお客さんが指定する場所に商品を届ける場合です。 つまり納品の場合ですね。領収書については、売り主本人や自社で届けるのか、それとも宅急便業者や運送会社を使って届けるのか、納品の方法や契約内容によっても変わってきます。

 

契約内容によっては納品書と領収書を分けるケースも

 

通常は、売り主本人がお客さんに商品を届けるときには、納品書と領収書を用意しておく必要があります。 納品書には注文の内容を記載します。商品名や商品の内容、数量、単価、金額などですね。お客さんは、注文した内容と商品が間違いないかを、確認して支払いますので、領収書も必要になります。 ただ、契約の内容によっては、商品配達後の後日請求もありますので、支払い条件によって当然、領収書を一緒にもって行く必要はありません。

 

代引などの運送業者の代金集金では、一般的に領収書は必要ありません

 

一方、宅配業者や運送会社をとおして、商品を送る場合は、領収書を添付する必要はありません。ただし納品書は必ず必要ですので、同封するようにしなければなりません。 注文の内容を買い主が確認するための重要な伝票だからです。 最近よく使われている代引についても、納品書は必要ですが、領収書を添付する必要はありません。代引など宅配業者や運送会社が売り主に代わって、代金を集金する場合は、受取りに買い主がサインもしくは押印することで、買い主の商品の受領と、売り主の代金の受領を担保することになります。 このため、受取りの伝票は必ず複写になっているのです。

納品の際に納品書と受領書を同封する必要がある?

 

売買取引で商品を送る場合に、納品書を添付しますが受領書はどうされていますか?納品書に加えて受領書も添えていらっしゃいますか?「受領書なんていう伝票は知らない」という方が大半ではないかと思います。そこで納品書と受領書の今日的な意味と、受領書の別途添付が必要なのか、考えてみましょう。

 

納品書は注文内容を確認する伝票です

 

まず納品書ですが、これは売買取引において売り主が、送る商品の製品名などの内容と数量、単価、金額を記入する伝票です。買い主は届けられた商品を、同封されている納品書に照らし合わせて、商品の内容や数量等が注文とおりかどうかを確認します。日頃のご商売では、普通に見られる売買取引の基本ですよね。売る側、買う側ともに納品書は取引の内容を示し、確認するための大切な伝票であることは、ご理解いただいていると思います。

 

受領書は、買い主が商品内容を確認して受け取ったことの証となる伝票です。

 

一方、受領書は買い主が商品を受け取ったときに、商品の内容が納品書に記載されている内容と同じで、注文とおりであることを確認して、受け取ったということを送り主である売り主に伝えるための伝票です。実務的には、売り主は納品書とは別に受領書と返信用の封筒を同封します。買い主は、受け取った印として受領書に押印して返信用封筒で売り主に受領書を送付するということになりますが、今日では、このような商習慣は、ほとんど行われていません。

 

宅急便の台頭で、受領の仕方も簡素に

 

今日では、売り主が受領書によって、買い主の受領を確認する代わりに、受領の確認は、宅配業者や運送会社が代理するようになっているためです。宅配便や運送会社を介して商品を送った場合、必ず受取人のサインや押印を求めます。これが受領書になっているのです。運送会社の場合は、荷物を降ろすときに商品の内容、数量が納品書の記載とおりであることの確認を受取人に求めますが、宅急便の場合は受取りだけの確認です。

 

今日的には受領書の必要性は薄らいでいます

 

このため中味が注文とおりの商品なのかわかりませんので、受領書を同封する必要があるように思えますが、実際の取引では、受領書の同封の有無に関わらず、商品が違っていたり数量不足などの瑕疵があれば、売り主に連絡を取りますので、実務上のデメリットは何も変わりません。

受領書を同封する必要性は、今日的には非常に薄らいできたと言え、実際の商取引においては、商品を送付する場合に受領書と納品書を別途同封するということは、行われなくなっています。





商品一覧・ご注文へ

作り方や料金など何でもご相談ください。